Die bürgerfreundliche Verwaltung - Soll und Ist

Die Landeshauptstadt Dresden strebt danach, dass ihre Verwaltung bürgerfreundlicher wird. Mein heutiges Erlebnis im Zentralen Bürgerbüro hat mir gezeigt, dass man davon noch ein ganzes Stück entfernt ist.

 

Ich wollte mir eigentlich nur einen neuen Personalausweis beantragen, da meine derzeitigen Dokumente nur noch bis Juni gültig sind. Die neuen Vorschriften sagen, dass man dafür auch die Geburtsurkunde im Original vorlegen muss. Nun gut, ich hatte mir vor einigen Jahren mal ein paar beglaubigte (also mit öffentlichem Siegel bestätigte) Kopien der Geburtsurkunde anfertigen lassen und bekanntlich sind beglaubigte Dokumente wie Originale zu behandeln. Soweit die Theorie ...

 

Die Mitarbeiterin im Amt verwies darauf, dass ich zwingend das Original vorlegen müsse und dass Geburtsurkunden nicht beglaubigt werden dürften, weil es sich um Personenstandsurkunden handelt. Warum das eine das andere ausschließt, hat sie mir allerdings nicht verraten, auch nicht auf meine Nachfrage hin.

 

Sie hat mir dann nur erklärt, dass sie die Daten, die im PC gespeichert sind, nochmal mit der Geburtsurkunde abgleichen müsse. Warum für diesen Datenabgleich eine beglaubigte Ausfertigung, die noch dazu mit dem Vermerk "Vorstehende Ablichtung stimmt mit dem Original wörtlich überein." versehen ist, nicht ausreichend sein soll, konnte (oder wollte?) man mir ebenfalls nicht erklären.

 

Fazit: Ich muss nun das Original suchen, erneut Zeit opfern und mich dann im Amt erneut in die Warteschlange einreihen.

 

Was lernen wir daraus? Freundlichkeit allein reicht nicht. Man muss auch mit Argumenten überzeugen können. Aber die Verwaltung verkauft ja nichts und Konkurrenz ist auch nicht auszumachen auf dem Markt. Und wenn man das nicht will, sollte man bei Gelegenheit mal die Verwaltungsvorschriften auf Ihre Sinnhaftigkeit hin überprüfen.

 

Dresden, 05.03.2014

„Kreuzchen für die Karriere“ – Ein Beitrag der Sächsischen Zeitung vom 24.01.2014

„Kreuzchen für die Karriere“ – so überschreibt die Sächsische Zeitung in ihrer Ausgabe vom 24.01.2014 einen Beitrag über Persönlichkeitstests.

 

Ich stelle es gleich vornan: Ja, es ist richtig. Die Tests geben keine Antwort darauf, welche Karriereschritte als Nächstes folgen. Doch wer erwartet eine solche Antwort? Mir ist eine solche Erwartungshaltung in der Vergangenheit noch nicht begegnet.

 

Wichtig ist im Vorfeld immer die ganz persönliche Zielsetzung. Warum möchte ich ein Persönlichkeitsprofil erstellen lassen? Will ich damit mehr über meine allgemeine Kommunikation, über meine Eignungen als Führungskraft oder vielleicht doch eher über meine Fähigkeit zur Teamarbeit erfahren? Das ist die erste Frage, die ich Teilnehmern stelle.

 

Denn bei DiSG – und das ist für mich der entscheidende Vorteil gegenüber anderen Profilen – haben wir die Möglichkeit, aus verschiedenen Profilen auszuwählen. Das DiSG-Leadership-Profil nimmt eben die Führungseigenschaften genauer unter die Lupe, während das DiSG-Sales-Profil zum Beispiel eher dafür geeignet ist, Vertriebsmitarbeitern in der Kommunikation mit ihren Kunden Unterstützung zu bieten. Das neueste Mitglied der DiSG-Familie, das Everything DiSG-Workplace-Profil, stellt die Person am Arbeitsplatz in den Mittelpunkt. Motivationsfaktoren, bevorzugtes Arbeitsumfeld und die Kommunikation im Team sind hier also die Inhalte bzw. Schwerpunktthemen.

 

Viktor Lau, Leiter Personalentwicklung der Bremer Landesbank wird in dem o. g. Beitrag zitiert, „man könnte auch Kaffeesatz lesen.“ Nun, nicht jeder ist natürlich Fan von Persönlichkeitsprofilen. Wer sich jedoch dafür entschieden hat, war in der Vergangenheit immer sehr zufrieden mit dem, was man mit Hilfe des Berichtes und des persönlichen Feedbackgesprächs über sich erfahren hat. So zumindest meine ganz eigenen Erfahrungen aus drei Jahren Tätigkeit als DiSG-Trainer. Wenn man dann auch nur einige wenige Empfehlungen aus dem Bericht und dem Gespräch in der Praxis umsetzt, wird man schnell positive Veränderungen feststellen. Und dann kommt es auch zu Aussagen, wie ich sie schon häufig gehört habe:

 

„DiSG kostet Geld und es ist sicher auch nicht als billig zu bezeichnen. Aber mein persönlicher Nutzen ist enorm, so dass sich dieser finanzielle Einsatz auf jeden Fall gelohnt hat!“

 

(04.02.2014, Mario Schmidt)

Kommunikation via Email - (m)eine Sicht auf das Thema

Kennen Sie das? Sie haben eine Frage an einen (potenziellen) Geschäftspartner und schreiben eine Email. Da keine Fehlermeldung kommt dürfen Sie davon ausgehen, dass die Mail auch im Postfach des Empfängers angekommen ist. Doch eine Antwort bleibt aus.


Nun gibt es – gerade als Regel für ein gutes Zeitmanagement – die Aussage, dass man seinen Posteingang nicht permanent prüfen soll. Und die aus meiner Sicht sinnvolle Strategie ist in der Tat: „Prüfen Sie Ihren Posteingang nur zwei Mal am Tag. Früh direkt zu Beginn der Arbeit und dann ein zweites Mal nach der Mittagspause.“ Reservieren Sie sich dafür am besten auch feste Zeiten im Kalender, damit es nicht untergeht.


Doch was passiert dann? Die Mail wird gelesen, möglicherweise ausgedrückt und auf einen Stapel gelegt. Manchmal reagiert man sofort, manchmal passiert aber auch gar nichts. Genau das sollte jedoch nicht passieren.

Wenn Sie eine Mail nicht sofort beantworten können, weil Ihnen beispielsweise die Zeit fehlt oder weil Sie wichtige Informationen nicht greifbar haben, lassen Sie das bitte den Absender der Mail wissen. Teilen Sie ihm dann auch mit, bis wann er mit einer Antwort rechnen kann.


Wenn Sie von vornherein wissen, dass Sie Mails nicht innerhalb einer angemessenen Frist (i. d. R. spricht man hier von 24 bis max. 48 Stunden) beantworten können (weil Sie beispielsweise auf Dienstreise sind), hinterlegen Sie eine automatische Antwort in Ihrem Mailsystem. Teilen Sie darin mit, dass es sich um eine automatisch generierte Antwort handelt und schreiben Sie, wann Sie wieder erreichbar sind. Beachten Sie dabei, dass der Absender der so beantworteten Mail sich dann möglicherweise eine Wiedervorlage für diesen Zeitpunkt generiert und dann ebenfalls die 24/48-Stunden-Regel gelten sollte.


Was passiert, wenn Sie nicht antworten? Denken Sie an das Nachrichten-Quadrat von Friedemann Schulz von Thun. Jede Nachricht hat vier Seiten. Auf der Seite der Selbstoffenbarung signalisieren Sie „Es ist mir egal. Ich habe es nicht nötig, zu antworten.“ Was registriert die Gegenseite? „Ich habe es mit einer arroganten Person zu tun.“ Und wer will schon, dass dieser Eindruck entsteht?


Mit den Worten von Paul Watzlawick wünsche ich Ihnen einen sonnigen Tag:

„Man kann nicht nicht kommunizieren!“

 

(14.11.2012, Mario Schmidt)



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